조직구조를 결정하는 세 가지 하위 영역

조직 구조를 결정하는 하위영역에는 조직 내의 분화의 정도를 의미하는 복잡성, 직무와 수행과정을 명문화하는 공식화, 조직 의사결정의 권한 집중정도를 의미하는 집권화가 있다.

 [ 목차 ]
  1. 복잡성
  2. 공식화
  3. 집권화

1. 복잡성

  조직구조의 복잡성(complexity)은 조직 내의 분화(differentiation)의 정도를 의미합니다. 보통 조직 내의 분화는 세 가지 차원으로 구성되는데 첫째는, 동일 위계 수준에서의 수평적 분화이고, 둘째는, 조직 내 위계구조상의 수직적 분화이며 셋째는, 조직 내 시설 및 인력의 공간적 분화입니다.

  조직을 설계할 때 과업에 대한 분화를 많이 할수록 수평적 분화가 촉진됩니다. 수평적 분화는 전문화된 분업화(specialization)로 유사성이나 상호관련성에 기초해 그룹화 하는 것을 의미하며 실제 조직에서는 부서화(departmentalization)를 그 예로 들 수 있습니다. 한편 조직 내에서 수평적 분화가 증가될 때, 조직은 분화된 과업의 조정·통제에 대한 과제를 부여받게 됩니다. 이러한 차원에서 만들어진 조직의 분화를 수직적 분화라고 하며, 이것은 위계구조상의 분화인데 통제범위(span of control)라는 것을 통해서 결정됩니다.

  통제범위는 관리자 한 명이 직접적으로 지도하는 직원의 수로 측정하며 같은 규모의 조직에서 통제범위를 좁게 설정할 때 조직 계층은 더 많아지기 때문에 상대적으로 더 많은 수직적인 조직구조를 갖게 되고, 반대로 통제의 범위가 넓을 때 조직 계층은 더 적어지기 때문에 상대적으로 더 많은 수평적인 조직구조를 갖게 됩니다.

  수직적 구조는 밀접한 지도·감독이 가능하고 긴밀한 상하관계를 형성하나 계층이 많아지므로 조정과 의사소통은 더욱 복잡해지는 제한점이 있습니다. 반면 수평적 구조는 간결하고 편리한 의사소통이 가능하나 지도·감독을 받을 수 있는 기회가 상대적으로 줄어들고 승진의 기회가 감소될 수 있습니다.

  분화를 설계할 때 가장 중요한 과제는 수평적 분화와 수직적 분화를 효율적이고 효과적인 의사소통으로 조정 및 통제할 수 있는 방안을 마련하는 것입니다.

2. 공식화

  조직의 수평적 분화와 수직적 분화만을 통해서 조직 활동들이 효과적·효율적으로 이루어지는데 한계가 있습니다. 조직의 업무와 수행과정에 대한 공식화 작업이 선행되지 못하면 업무는 비효율적·비효과적 결과를 가져오게 됩니다. 조직 내 직무와 수행과정을 규칙들로 명문화하는 표준화(standard-dization) 작업이 공식화(formalization)인데 이것은 조직 활동의 경제성과 예측성을 향상하는 데 있어 매우 중요합니다. 과업실천과정에서의 규정문서, 각종 지시문, 직무명세서 등이 상세하고 많을수록 공식화 수준이 높다고 할 수 있는데, 이러한 공식화가 지니는 의미는 다양합니다.

  먼저 공식화는 조직 구성원의 행동을 규제하여 사적인 요소의 영향력을 줄이는 효과가 있고 둘째로, 구성원의 업무에서 발생하는 편차를 감소시키며 셋째로, 조정을 보다 용이하게 합니다. 조직에서 공식화는 기본적으로 업무분석에 기초한 업무기술 및 수행절차 등의 명시와 같이 문서를 통한 명문화가 일반적이나, 명문화되지 않은 조직문화를 통해서도 이루어지는 경우도 많다는 것을 이해하는 것이 필요합니다. 공식화는 업무가 안정적이고 단순한 경우 더욱 큰 효과를 가질 수 있으나, 복잡하고 유동적인 경우에는 자율성과 신축성을 저해하는 요인으로 작용할 수 있습니다. 따라서 조직과 업무의 상황에 적합한 수준의 공식화가 조직 관리의 효율과 효과를 높이는 데 절대적이라 할 수 있습니다.

3. 집권화

  집권화(centralization)는 조직에서 재량적인 의사결정의 공식적 권한의 집중정도를 의미하며, 분권화는 의사결정이 공식적 권한이 분산되거나 이양되어 있는 정도를 나타냅니다. 조직은 의사결정 권한의 적절한 분산·집중을 통해 조직 관리의 효율성·효과성을 확보해야 합니다. 이에 조직구조 설계 시 집권화의 설계는 매우 중요합니다. Robbins(1990)는 집권화의 정도를 다음과 같이 설명했습니다. 조직에서 과업을 수행할 때 투입(input), 해석(interpretation), 선택(choice), 공식적 승인(authorization), 집행(execution)과 같은 과정을 거치게 되는데, 이 과정에서 의사결정자가 모든 과정을 통제하면 조직은 가장 높은 수준에서 집권화가 됩니다. 반대로 의사결정자가 선택과 공식적 승인 과정에 대한 통제력만을 갖는 경우 그 조직은 상당히 높은 수준에서 분권화되어 있다는 것입니다.

  반면, 분권화는 새로운 정보에 대한 신속한 대응이 가능하도록 구성원을 촉진하며, 구성원이 조직의 중요한 일원임을 인식하여 동기를 북돋아주며, 준비된 관리자를 훈련·개발하는 기회를 제공하는 장점이 있으나 조직에 대한 종합적 관점에서 의사결정이 필요할 때 약점이 될 수 있습니다. 집권화·분권화와 관련한 가장 중요한 과제는 조직의 상황에 대한 이해를 기반으로 조직 활동을 어떻게 분화하고 통합하는 것이 가장 효율적·효과적인가를 파악하는 것에 있습니다.